How to Maker Faire

Wir müssen ja nicht jedes Mal die gleichen Fehler machen.

Hier sind alle Tipps, Tricks und Tools, die wir über die Jahre gesammelt haben. Sobald neue Dinge gelernt werden, bitte hinzufügen.

Ein paar Gebote vorab

1. Zeit ist eh nie genug, also plan immer das Doppelte ein.
2. Murphy hatte Recht, es geht alles schief, das schiefgehen kann. Nicht die Ruhe verlieren.
3. Alle machen das hier freiwillig. Freundlichkeit bringt dich immer am schnellsten ans Ziel.
4. Je mehr Schultern, desto besser. Also verteilt Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
5. Sei kurz und präzise. Datendurchsatz ist in Stresssitutionen begrenzt (wie bei der Telekom).

(nimm dir diese Gebote zu Herzen und erinnere auch andere freundlich daran sie einzuhalten. Goldwert)

~4 Monate vorher

Grobe Kostenaufstellung

Maker sollten wissen, was es ca. kostet, zur MF mitzukommen. Im Budget drin sein sollten:

• Unterkunft
• Snacks während der MF
• Abendessen Freitag (Samstag ist GetTogether)
• Frühstück Samstag und Sonntag
• Getränke (Mate, Wasser, Säfte)

Wer und was kommt mit?

Sobald der Call for Maker startet (oder sogar eher) muss geklärt werden, wer alles mit dabei ist. Seiten wie Lets Meet sind hier dein Freund für eine schnelle Anmeldung aller Interessenten.

Gib folgende Infos dabei an:

• Von wann bis wann?
• Wo ist es?
• Ansprechpartner?
• Grobe Kosten

Unterkünfte scouten

Bereits bevor fest ist wie viele genau mitkommen (grobe Schätzung oder Erfahrungswerte reichen), bereits gucken was verfügbar ist. Jugendherberge und Gemeinschaftsunterkünfte sind schnell weg. Also früh Kontakt aufnehmen, um Kosten und Kapazitäten zu erfragen.

Heißer Tipp: Wenn gebucht wird, 80% der Zimmer fest, 20% stornierbar. Spart Kosten, hält Flexibilität

gute Unterkünfte für MF Ruhr:

• Villa Froschloch
  • 28 Betten in 1 EZ, 3 DZ und 4 MBZ mit 2 bis 6 Betten
  • 4 Gruppenräume für 30, 30, 10 und 10 Personen
  • Grill ist dabei
  • es hat eine 300qm Turnhalle!!!!
    • (bringt Nerfs mit)
  • sehr gefragt, mind. 1 Jahr vorher anfragen

Day Zero (Freitag)

#TODO

Orgakrams

Orgateam

Das primäre Orgateam sollte nicht sonderlich groß sein. 3 bis 5 Leute (ja nach Größe der MF) ist meist ausreichend, sie sollten MF-Erfahrung und ein Händchen für Orga haben. Diese Truppe hat (unter anderem) folgende Aufgaben:

• Uns bei der MF anmelden (Call for Makers)
• Kommunikation mit dem MF-Team (kurze Mailliste/alle ins CC setzen)
• Planungsmeetings organisieren
• die einzelnen Bereiche zusammenbringen und für Fragen zur Verfügung stehen
• erstellen die (Signal-)Gruppe

Jobs wie Orga-Übersicht, Orga-Erinnerer, Aufräum-Orga und Vorort-OrganisatorIn sollte vom primär-Team besetzt/eng betreut werden. Und für die restlichen Jobs gilt:

"The first rule of management is delegation. Don’t try and do everything yourself because you can’t." ~ Anthea Turner

Maker Faire ist anstrengend und stressig genug. Je mehr ihr abgebt, desto öfter könnt ihr den Kopf ausmachen. Lohnt sich.

Jobs & Aufgabenverteilung

Für folgende Jobs muss kompetente Besetzung gefunden werden. Wenn möglich Teams bestehend aus Erfahrenen und Unerfahrenen bilden. Reduziert Chaos, erhöht den Lerneffekt und die Zahl der helfenden Hände.

Orga-Übersicht

Aka: Master of the Universe Documents

• es muss einen zentralen Sammelort für alle relevanten Dokumente geben (am besten im ATS-Laufwerk)
• dieser Ort wird von dir überwacht, aufgeräumt und geordnet

Standplanung

Es braucht zwar Leute die das federführend in die Hand nehmen, aber es ist sinnvoll diesen Prozess partizipativ zu gestalten. Der Stand soll den gesamten Ort, seine Mitglieder und deren Projekte repräsentieren. Am Ende muss ein Plan entstehen, der folgende Kriterien erfüllt:

• zeigt übersichtlich das Standlayout (2D oder 3D)
• es wird klar, wie viele Tische/Stühle benötigt werden und wo diese stehen sollen
• wo überall Strom hin muss
• welches Projekt wo steht
• wo der "Backstage" Bereich ist, in dem die Mitglieder Pause machen können, es Snacks gibt, etc

Orga-Erinnerer

Aka: Orgaplan-enforcer

• Erinnert alle anderen Leute daran ihre Aufgaben zu machen
  • 1 Monat vor der MF...
  • und 2 Wochen vor der MF...
  • und 3, 2, 1 Tag(e) vor der MF...
  • und 2 Stunden vor Abfahrt...

Aufräum-Organisation

Aka: Ich-schlag-dich-bis-wieder-alles-an-seinem-Platz-ist-Trupp

Aufräumen nach einer MF ist meist noch viel wichtiger als die Planung bis zur Maker Faire.

Die Person sollte:

• Vorher alle Mitfahrer auf einen Termin kurz nach der MF festlegen
• Dort räumen alle zusammen das zeugs aus den Autos auf
• Tipps
  • Lasst den Montag nach der MF als Ruhetag gelten.
    • Zurück ist man meist eh erst Sonntag um 23:00 - 02:00
  • Den Dienstag nachdem die SuS Schulaus haben könnt ihr alles dann vernünftig aufräumen.
  • Person sollte die Leute vor/während und nach der MF dran erinnern.
    • Wer nicht rechtzeitig erscheint, backt einen Kuchen.

Vorort OrganisatorIn

Aka: Ne das muss eigentlich da hinten stehen - Mensch

• Ist am besten im ersten Team dabei
• Sorgt dafür, dass der Standaufbau vernünftig läuft
• Organisiert den Aufbau vor Ort
• muss das Standlyout basically auswendig können

Fahrzeug-PlanerIn

Beispiel wie man die Fahrzeugplanung machen kann

Aka: WWW (Wer Was Wohin) für Fahrzeuge

• Kümmert sich um die Fahrzeugplanung
  • Wie viel Kapazität (Sitzplätze/Laderaum) brauchen wir)
  • Welche Fahrzeuge haben wir?
  • Wie viele Sitzplätze haben die?
  • Wie viel Ladeplatz haben die?
  • Wer kann/darf die fahren?
• Kümmert sich um die Abfahrplanung
  • Wer kommt in welches Fahrzeug?
  • Wann fährt welches Fahrzeug los?
• Tipps:
  • Fahrt bloß nicht alle gleichzeitig los
    • erstes Team: max. 6 Leute, welche das Grundgerüst aufbauen
    • zweites Team: bringen mehr Leute und erste Projekte mit
    • letzte Teams: restlichen Leute, Projekte + Stuff wo dem ersten Team auffällt das es vergessen wurde
      • Profi-Tipp: In diesem Team sollte Bert sein. Vertrau.
  • Nicht genau planen welches Projekt in welches Fahrzeug kommt. (Funktioniert eh nicht)
  • Lieber planen welche Arten von Zeugs in welches Fahrzeug kommen.
    • Bsp: Werkzeug + Standaufbau kommt in das Fahrzeug welches als erstes abfährt.

Essensorganisator

I.d.R gibt es an einem Abend ein von dem Veranstalter organisiertes Get-Together. Da ist für Essen und Getränke gesorgt. Bei der MF-Ruhr am Samstag, bei der MF-Hannover am Freitag. Ansonsten muss folgendes organisert werden:

• 1x warmes Abendessen (Freitag oder Samstag)
• 2x Frühstück (Samstag und Sonntag)
• Snacks auf der MF
  • Süßigkeiten
  • Obst
  • Kekse
• Getränke
  • liba
  • Mate
  • Wasser/Apfelschorle
  • Kaffee
• Tipps:
  • achtet auf Unverträglichkeiten
  • achtet auf Präferenzen (Vegetarisch/Vegan/etc)
  • hat die Unterkunft eine Küche? Ausstattung? Gruppenraum?
    • wenn es keinen Gruppenraum gint (z.B. Hotel) kann man auch gut morgens auf der MF frühstücken. Bierbänke sind da
      • denkt an Tücher zum Säubern der Tische
  • muss was mitgebracht werden?
    • Besteck/Teller/Gläser?
    • Grillkohle?
    • Bänke, Tische usw?
  • Essenstipps:
    • Grillen (selbsterklärend, z.B. Wurst im Brötchen)
    • Wok (großer Wok + Gaskocher sind im ATS vorhanden, kann man mitnehmen)
  • sucht euch Support fürs Kochen/Schneiden/etc
    • denkt dran: wer nicht kocht, wäscht ab und räumt auf

SchichtmeisterIn

Beispiel eines Vor-Ort-Zeitplanes für die Standbetreuung

Aka: ZeitmeisterIn

• erstellt einen Schichtplan, um die Standbetreuung zu sichern
  • zu jedem Zeitpunkt Mischung aus Erfahrenen und Unerfahrenen
  • gucken das zur Mittagszeit Schichten kurz sind, damit alle was essen können
  • nicht alle Leute sind "normal" einplanbar
    • z.B Personen die mit Projekt/Cosplay auf der MF herum laufen
      • mimi ich hab ein Fahrzeug und möchte damit nur rum cruisen reicht nicht als Grund
    • Bert, da der auch zum Networken unterwegs ist (lange, der kennt basically die ganze Maker Faire)
• der Plan (oder eine fast-fertige-Version) sollte schon ein Tag vorher fertig sein und an alle gesendet werden

Plakat-Organisator

Aka: jedes_projekt_hat_ein_plakat_typ

Als ARTandTECH.space wollen wir uns als ganzes Präsentieren.

Sorgt dafür, dass:

• Jedes Projekt ein einheitlich gestaltetes Plakat hat mit:
  • Kurzbeschreibung
  • Mitarbeitenden
  • lustigem Funfact
  • Weiter Infos...
• Tipps:
  • Leute anschreiben, dass sie dir den die Infos als Textform schicken.
  • Du baust daraus dann Plakate, Druckst sie aus und laminierst sie ein.
  • Texte kurz halten: 2-3 Sätze
    • Ggf. QR-Code für mehr Infos (Vllt. zur Projektseite auf der ATS-Webseite)

Bsp: Packliste der MF Hannover 2024

Packlisten-Organisator

Aka: AHH-das-dürfen-wir-nicht-vergessen-Mensch

Sorgt dafür, dass:

• Werkzeug einheitlich mitgenommen wird
  • Halt nicht, dass jedes Projekt sein eigenes Werkzeug mitnimmt
• Werkzeug wieder mit zurück kommt
• An Ersatzteile für Projekte gedacht wird
  • Leute dran erinnern
• Projekte vernünftig mitgenommen werden
  • Leute dran erinnern
• Tipps
  • Leute fragen was für Werkzeug sie brauchen
  • 1-2 Tage vor der MF.
    • Werkzeug zusammensuchen
    • Werkzeug in Kisten packen
  • Am Abend der MF
    • Werkzeug zusammensuche
    • Prüfen, dass alles da ist und mitkommt
    • Nicht alles wieder einheitlich in die gleichen Kisten
      • Das funktioniert in dem Chaos i.d.R nicht.
  • Tabelle machen in der du das Werkzeug eintragen kannst. Siehe bsp.
• Standardwerkzeug
  • Heißkleber 1-2 (Ggf. auch mehr)
  • Lötkolben 1-2
  • Akkuschrauber-, Batterien, Ladegerät
  • Flex
  • Labornetzteile (und das geile MC POWAAAAA)
  • Schraubenschlüssen (+ 10er Nuss)
  • Kabeltrommeln / Verlängerungskabel / Dreifachstecker (So viel wie geht)
  • Multimeter
  • Elektro tagger
  • Heißluft / Schrupfschlauch
  • Werkstations-Werkzeug: Seitenschneider, ...
  • Kabelbinder
  • Klebeband (Event-, 3M, usw...)

Öffentlichkeitsarbeit

Aka: Paparazzi

• Coordiniert seine Arbeit mit dem Öffentlichkeitsarbeits-Team
• Macht vor Ort Fotos mit der/den Kameras
• Sortiert die Fotos im Nachhinein (und/oder Vor-Ort) aus
• Mach während der Maker Faire Instagram-Posts
• Schreibt nach der MF (Bis spätestens Dienstag Nachmittag) einen Blogpost für die Webseite.

Weitere Jobs

Weiteres Zeugs was noch so organisiert werden kann/soll:

• Flyer
  • ARTandTECH.space Flyer designen, erstellen, drucken und mitnehmen.
• Namensschilder
  • so Sticker die auf die Kleidung können organisieren und bedrucken